مدیر مزرعه با توصیف قانونی ملک زراعی که برایش کار می‌کند، از مکان آن نسبت به سایر املاک، جاده‌ها، بازارها و منابع تامین، جزییات سازماندهی مزرعه، طرح مزرعه و حوالی آن، موقعیت سرمایه مزرعه یا ارتباط بدهی‌ها به دارایی‌ها و منابع زمین مثل قابلیت‌های خاک، آگاه است.
این اطلاعات به مدیر مزرعه کمک می کند تا بتواند منابع خود را تحلیل و ارزیابی کند و برای استفاده از آن ها برنامه‌ریزی انجام دهد. برای محاسبه سود بالقوه، مدیر مزرعه سود مورد انتظار را از هر جریب یا هر هکتار زمین یا از هر راس دام تخمین می زند و سپس قیمت گذاری پولی را برای هر یک از این کمیت‌ها به کار می‌گیرد.
اندازه تجارت زمینی، شاخصی برای سودآوری بالقوه آن است که از طریق عدد کلی جریب زمین یا هکتار در زمین، جریب یا هکتار کاشته شده با گیاهان زودبازده، واحدهای تولیدی کاری انسانی (تعداد روزهای کاری کار مورد نیاز متوسط کارایی برای مراقبت از محصولات و دام‌ها) و واحدهای دام‌های نگهداری شده، سرمایه سرمایه‌گذاری شده و کل دریافت‌های نقدی به دست می‌آید.
هر چند که جریب کل، اغلب برای بیان اندازه زمین استفاده می‌شود، باز هم مقیاس بسیار مطلوبی نیست چرا که مشخص نمی‌کند چه مقدار زمین تپه ماهوری، سنگی، باتلاقی یا از انواع دیگر نامناسب است.
زمین محصول دار کل، دریافت‌های کلی، سرمایه صرف شده یا واحدهای کاری کارآمد مقیاس‌های بهتری محسوب می‌شوند. اگرچه دام ها به منظور مقایسه با واحد رأس شمرده می‌شوند، در اهداف مدیریتی یک گاو برابر با دو گوساله ، پنج گراز، ۱۰ بچه خوک، هفت گوسفند، ۱۴ بره یا ۱۰۰ مرغ از نظر ارزشی محسوب می‌شود.
در حالی که مقدار زمین در یک مزرعه کم و بیش ثابت است، بسیاری از کشاورزان جریب بیشتری را خریده یا اجاره می‌کنند تا میزان خروجی‌شان را به عنوان ابزاری برای کاهش هزینه‌های واحد افزایش دهند.
اگر در یک فاصله منطقی این مقدار جریب در دسترس باشد، زمین برای بهره‌وری سود مالی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. روش‌های دیگر افزایش میزان حجم شامل وارد کردن چراگاه‌های اصلاح نشده و درخت‌زارها به طرح کشت و تغییر آنها به روش‌های عمقی‌تر کشت یا به محصولاتی ارزشمندتر است.
قبل از به وجود آوردن تغییرات عمده، مدیر مزرعه تلاش می‌کند خود را از بابت اینکه محصلات جدید به خوبی رشد خواهند کرد و اینکه در منطقه خودش بازار خوبی پیدا خواهد نمود مطمئن سازد.
امروزه تقریبا تمام دولت‌های جهان سازمان‌ها یا وزارتخانه‌های کشاورزی دارند که با هدف ارتقای رفاه کشاورزی از طریق اشاعه اطلاعات فناوری ایجاد شده‌اند.
اغلب این سازمان‌ها آزمایش‌های گوناگونی را با انواع گوناگون محصولات جدید، تکنیک‌های جدید زراعت و تولید مثل اصلاح شده دام انجام می‌دهند، از این رو، میزان بار خطر روی شانه‌های شخص مدیر مزرعه در زیر نظر داشتن این تغییرات، کاهش می‌دهند.
تحقیق و آزمایشات قابل توجهی همچنین توسط شرکت‌های خصوصی تامین کشاورزی انجام می‌شود که امیدوارند جایگاه رقابتی خود را در بازار با ایجاد یک محصول ارزشمند جدید بهبود بخشند.
در برخی از کشورهای در حال توسعه، الگوهای سنتی اجاره‌داری زمین و قوانین به ارث بردن ممکن است موجب شود یک کشاورز، طرح‌های بسیار کوچک را در فاصله ای کم از یکدیگر به روی زمین به کار گیرد.
برای کاهش ناکارآمدی و برای توسعه کشاورزی در مقیاس بزرگ، دولت‌های این کشورها، تقویت و یکپارچگی اجباری این املاک و دارایی‌ها را به کرّات قانونی کرده‌اند.
برخی از انواع کار مزرعه‌ای مستقیما سود آور و برخی دیگر سودآور غیر مستقیم و برخی هم به کل غیر سودآور هستند. اموری مثل شخم زدن، کاشت، پرورش، برداشت، تغذیه و شیردادن مستقیما سودآور هستند. نگهداری از فنس‌ها، ساختمان‌ها و ماشین‌آلات اگر چه اغلب ضروری هستند سودآوری مستقیم ندارند.
کارهایی چون قطع بوته‌های زائد و چمن زدن جزو کارهای غیرسودآور قلمداد می‌شود مگر اینکه به ارزش بازاری زمین بیفزاید. به طور مشابه، سرمایه می‌تواند بسیار سوددار باشد، همین طور در مورد احشام؛ سودآوری غیرمستقیم (مثل: تراکتورها، ساختمان‌ها و تاسیسات)؛ غیر سودآور هم مثل یک انبار پر زرق و بر یا یک خانه، زمین هم می‌تواند بسیار سودآور باشد، هم تا حد متوسط و هم می‌تواند اصلا سودآور نباشد.
بررسی سوابق زمین نشان داده است که کشاورزان املاک خود را بیش از حد تجهیز می کنند از این رو از ماشین آلات و ساختمان بیش از حد ظرفیت آن استفاده می‌کنند. به طور کلی کشاورزان کوچک نشان داده‌اند که بیشتر، سرمایه کلی‌شان را در ساختمان نسبت به ماشین آلات استفاده می‌کنند.
در کشورهای در حال توسعه، جایی که تقریبا مقادیر زیادی از نیروی کار انسانی و تقریبا مقدار کمی سرمایه به کار گرفته شده است، مشکل نسبتا متفاوتی وجود دارد.
در این مناطق، مدیران مزرعه به نیروی انسانی بیشتری در مزرعه برای کاشت،برداشت و تعداد خیلی کمتری برای انجام امور روتین پرورش نیاز دارند. در نتیجه این کشورها با یک مشکل کم کاری در بیشتر سال مواجه هستند.
مدیریت امور مالی و عملیات در مقیاس بزرگ
ابزار مالی که یک کشاورز می‌تواند برای تحلیل، برنامه‌ریزی و کنترل تجارتش به کار ببرد صورتحساب‌های مالی، صورتحساب سود و زیان و صورتحساب جریان نقدینگی را شامل می‌شود.
یک صورتحساب مالی مقدار پول سرمایه گزاری شده در دارایی‌های مزرعه، وام‌های تسویه نشده، دارایی خالص مالک در تجارت و مقداری که با آن تجارت نقدینگی داشته و قادر به پرداخت بدهی‌هاست را نشان می‌دهد.
میزان نقدینگی (تسویه پذیری) توانایی انجام تعهدات مالی نسبت به زمان است، در حالی که عدم اعسار (قدرت پرداخت دیون) توانایی پرداخت تمام وام‌هاست در صورتی تجارت مجبور به قطع شدن کار باشد.
مقایسه صورتحساب سود و زیان طی یک دوره چند ساله می‌گوید که آیا منابع، سود آورترین نوع بوده‌اند و آیا افزایش یا کاهشی در درآمد خالص وجود داشته است.
یک صورتحساب جریان نقدی منابع و استفاده از بودجه‌ها را در بازه‌ای مشخص در طول سال نشان می‌دهند. چنین صورتحسابی بررسی مفیدی روی صحت سایر سوابق تجاری کشاورز را انجام می‌دهد.
برای کشاورز سنتی، زمین و کارگر (چه از آن خودش و چه از آن خانواده‌اش) منابع اصلی به شمار می‌روند. در شرایط مطلوب، کشاورز، نقشش را از کارگر به مدیر عملیاتی تغییر داده است؛ واحدهای زراعی بسیار بزرگ‌تر با سرمایه‌های بسیار زیاد به وجود آمده‌اند.
این شرایط در بردارنده بدنه قابل توجهی از دانش علمی کاربردی، فرصتی برای اثربخشی بیشتر حاصل از عملیات‌های مقیاس بزرگ، وجود بازارها و انتقالات خوب، فرصت عادی سازی و کار زراعی متمرکز و مستقیم و نبود مخالفت جامعه با کشاورزی در مقیاس بزرگ است.
گرایش به جایگزینی سرمایه به جای کارگر به خصوص در ایالات متحده بسیار قابل توجه است، بویژه هنگامی که سرمایه به عنوان یک نسبت افزایشی ثابت از ورودی‌های مزرعه در نظر گرفته می‌شود.
در ایالات متحده در سال ۱۹۴۰، سرمایه ۲۹ درصد ورودی مزرعه، کارگر ۵۴ درصد و زمین ۱۷ درصد را در برمی‌گرفت؛ تا سال ۱۹۷۶، سرمایه محاسبه شده ۲۹ درصد ورودی‌های زمین، کارگر ۱۶ درصد و زمین ۲۲ درصد را شامل می‌شد.
سرمایه معمولا جایگزین کار می‌شود در جایی که ماشین‌های بزرگ کار چند انسان را با انجام چند عملیات کوچک انجام می‌دهند؛ زمانی که مواد شیمیایی جایگزین بیل زدن و داس زدن برای کنترل دانه می‌شوند؛ اتاق شیردوشی، خطوط لوله و تانکرهای بزرگ جایگزین شیردوشی دستی شده و هنگامی که یک سازه مکانیکی جایگزین چنگک و سبد کیل در لبنیات، تغذیه گوساله می‌شود؛ آب‌پاشی‌های مکانیزه آبیاری محصولات را انجام می‌دهد؛ حوضچه ها و تالاب ها هدر رفت‌های حیوانی را کنترل کرده و زمانی که کمباین‌ها و ماشین‌های خشک کننده محصولات، با فشار سریع هوا، سرعت برداشت غلات ریز را بالا می‌برند.
دانش فنی‌ای که یک مدیر مزرعه مقیاس بزرگ و مدرن باید دارا باشد بسیار بیشتر از آنچه بیشتر تاجران با سرمایه برابر باید داشته باشند هست؛ سرمایه مورد نیاز برای اداره چنین مزرعه‌ای فراتر از حد زیاد آن است.
از این رو، فنون مدیریت مالی یادآور فنون مدیریتی ای است که اغلب در صنایع مورد استفاده قرار می‌گیرد. سرمایه از بیرون وارد می شود؛ تولید به گونه‌ای برنامه ریزی می‌شود که کمیت، رتبه و ملزومات زمانی را برآورده سازد و کار امور خاصی را در برمی‌گیرد مثل کار در یک کارخانه.
با شناخت سودهای اقتصادی یک کشاورزی مقیاس بزرگ، بسیاری از کشورهای توسعه یافته تلاش کرده‌اند شرایطی را برای ابراز وجود آن به وجود آورند.
اصلاحات در محصولات و دام، فنون بازاریابی، سازماندهی، حمل و نقل و نیرو در برخی موارد، بهره‌وری کشاورزی و درآمد را در برخی زمان‌ها افزایش داده‌است.
از آنجایی که سرمایه و مدیریت مزرعه در دستان دولت هستند، یک مدیر مزرعه سنتی اغلب کمی از استقلال عمل خود را از دست داده و تمام برنامه‌های آن به موفقیت نمی‌رسند. مدیریت و برنامه‌ریزی ضعیف توسط مراجع دولتی و مقاومت از سوی خود کشاورزان منجر به برخی شکست‌ها شده است.
